Umsatzsteuervoranmeldung: Basics für Selbstständige

In diesem Artikel erfahren Sie

• was eine Umsatzsteuervoranmeldung ist
• ob Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung machen müssen
• wie Sie Ihre UStVA abgeben
• Wie Sie Ihre UStVA auch ohne Elster-Zertifikat einreichen können

Viele Unternehmer sind verunsichert, wenn sie sich das erste Mal mit dem Thema Umsatzsteuervoranmeldung beschäftigen müssen. Kein Grund zur Panik aber - wir haben alles was Sie rund um die UStVA wissen müssen, in diesem Artikel zusammengefasst.

Plus: Extra-Tipps, wie Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung noch schneller und einfacher erledigen können.

Umsatzsteuervoranmeldung – was bedeutet das?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein Instrument des Staates, um die Einnahmen aus der Umsatzsteuer aufs Jahr zu verteilen. Gründe dafür sind:

• Zinsvorteil des Staates durch kürzere Wartezeiten auf Steuereinnahmen
• Geringeres Risiko eines Zahlungsausfalls des Unternehmens
• Steuerlast für Unternehmer verteilt sich gleichmäßig aufs Jahr
• Unternehmer erhalten Vorsteuer zeitnah vom Finanzamt zurück

Bei der Umsatzsteuervoranmeldung führen Sie die von Ihnen auf der Rechnung ausgewiesene und eingenommene Umsatzsteuer ans Finanzamt ab.

Umgekehrt holen Sie sich die von Ihnen bezahlte Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben vom Finanzamt zurück.

Die Differenz ergibt Ihre Umsatzsteuer-Zahllast.

UStVA: Soll-Versteuerung vs. Ist-Versteuerung

Als Soll-Besteuerer bezahlen Sie die Umsatzsteuer bereits bei Erbringung der Leistung ans Finanzamt, unabhängig vom Zahlungseingang Ihres Kunden.

Als Ist-Besteuerer hingegen bezahlen Sie erst, wenn Ihr Kunde die Rechnung tatsächlich bezahlt hat.

Ist-Besteuerung kann beim Finanzamt bei der Gründung beantragt werden.

Muss ich überhaupt eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Als Unternehmer in Deutschland sind Sie prinzipiell vom ersten Tag Ihrer Selbstständigkeit an umsatzsteuerpflichtig. Das heißt Sie müssen auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen.

Es gibt lediglich drei Ausnahmen:

1. Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen auch keine UStVA abgeben. Die Kleinunternehmerregelung kann in Anspruch genommen werden, wenn der Vorjahresumsatz unter 17.500 € liegt, und der Umsatz im aktuellen Jahr 50.000 € nicht übersteigen wird.
2. Von der Umsatzsteuer und der UStVA ausgenommen sind medizinische Berufe wie Ärzte, Physiotherapeuten oder Heilpraktiker.
3. Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr unter 1.000 € lag, können von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit werden und machen dann lediglich einmal jährlich eine Umsatzsteuererklärung.

Wie oft muss ich eine UStVA abgeben?

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung entweder monatlich oder quartalsweise einreichen.

Die Frist ist jeweils der 10. Werktag des folgenden Monats.

Beispiele:

• Monatliche Meldung: Die Umsatzsteuer für den Januar 2018 muss bis zum 10. Februar 2018gemeldet werden
• Vierteljährliche Meldung: Die Umsatzsteuer für Januar, Februar und März 2018 muss bis zum 10. April 2018 gemeldet werden

Die Zahlung muss ebenfalls bis zu diesem Termin ans Finanzamt geleistet werden. Eine bequeme Lösung ist hierfür die Gewährung einer Einzugsermächtigung.

Sie sind sich nicht sicher, wie häufig Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen? Im Zweifel fragen Sie bei Ihrem Finanzamt nach.

Grundsätzlich richtet sich die Frequenz nach der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres, mit einer Sonderregelung für Neugründer:

In den ersten beiden Jahren einer Existenzgründung ist die monatliche UStVA Pflicht. Später ist die monatliche Meldung nur noch bei einer Umsatzsteuerschuld des Vorjahres von mehr als 7.500 € erforderlich.

Bei einer Vorjahres-Umsatzsteuerschuld von 1.001 € bis 7.500 €, und nach den ersten beiden Jahren mit monatlicher Meldung, muss die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch quartalsweise erfolgen.

UStVA: Was bedeutet Dauerfristverlängerung & Sondervorauszahlung?

Die Frist bis zum 10. des Folgemonats reicht Ihnen nicht aus für die Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung und Zahlung der Umsatzsteuer ans Finanzamt?

Dann können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen. Damit haben Sie jedes Mal einen Monat länger Zeit, Ihre UStVA einzureichen und zu bezahlen.

Damit können Sie unter Umständen besser wirtschaften, müssen allerdings dafür bezahlen: Eine Gebühr, die Sondervorauszahlung, in Höhe eines Elftels der Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres wird für die Gewährung einer Dauerfristverlängerung fällig.

Umsatzsteuervoranmeldung: Online ausfüllen und einreichen

Ihre Umsatzsteuervoranmeldung müssen Sie in elektronischer Form beim Finanzamt einreichen. Die Abgabe in Papierform ist nur noch auf Antrag in Härtefällen möglich.

Zur Übermittlung benutzen Sie das ElsterOnline-Portal des Finanzamts. Dort können Sie online die Formulare für die UStVA ausfüllen.

Um Elster Online nutzen zu können, benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat, das als digitale Unterschrift fungiert.

Gut zu wissen: Es kann bis zu 14 Tage dauern, bis Sie das elektronische Elster-Zertifikat erhalten. Kalkulieren Sie diesen Zeitraum in die Planung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung mit ein!

Zeit sparen bei der UStVA: Rechnungsprogramm nutzen

Das Warten auf das Zertifikat für ElsterOnline und das regelmäßige manuelle Ausfüllen der Formulare für die Umsatzsteuervoranmeldung in Elster kann zeitraubend sein.

Sie haben die Möglichkeit, Ihren Zeitaufwand für das Erstellen und Senden der UStVA mit Hilfe eines Rechnungsprogramms zu halbieren.

Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor verfügt über eine direkte Anbindung an ElsterOnline. So können Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung mit einem Klick direkt aus dem Rechnungsprogramm senden.

Sie benötigen in diesem Fall kein Elster-Zertifikat und alle Felder des Formulars werden automatisch mit Ihren Daten aus dem Rechnungsprogramm ausgefüllt - mühsames händisches Übertragen entfällt

Wenn Sie zusätzlich das Rechnungsprogramm Debitoor mit dem Kartenleser von SumUp verbinden, können Sie Ihre Zahlungen nahtlos übertragen und verwalten und haben Sie vollautomatisch korrekt für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung aufbereitet.

Zusammenfassung:

Wenn Sie als Unternehmer Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt einreichen. Die Abgabe der UStVA nehmen Sie selbst digital über ElsterOnline vor. Noch schneller und einfacher geht es mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor, in dem Sie Einnahmen und Ausgaben verwalten und die Umsatzsteuervoranmeldung automatisch ausfüllen und senden können - auch ohne Elster-Zertifikat.