Rechnungsprogramm vs. Rechnung schreiben mit Word / Excel

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen,

  • welche Vorteile die Nutzung eines Rechnungsprogramms gegenüber Word und Excel bietet,
  • warum Sie mit einem Rechnungsprogramm schneller Rechnungen schreiben können,
  • wie Sie Zahlungen einfacher und übersichtlicher verwalten,
  • wie Sie mehr Umsatz machen und um bis zu 10% schneller bezahlt werden.

Die erste Rechnung schreiben ist für viele Unternehmer ein besonderer Moment. Denn das bedeutet: Die Mühe hat sich gelohnt - und die Kasse klingelt! Aber wie schreibt und verwaltet man als Unternehmer seine Rechnungen am besten?

Zur Wahl stehen Word und Excel oder ein professionelles Rechnungsprogramm. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, zeigen wir Ihnen hier die Vorteile und Nachteile beider Lösungen:

Rechnungsprogramm: Schneller Rechnungen schreiben als mit Word / Excel

Als Unternehmer finden Sie online viele kostenlose Rechnungsvorlagen für Word und Excel zum Download. Allerdings müssen Sie Ihre Rechnungsvorlage für jede einzelne Rechnung manuell ausfüllen, auf Ihrem PC abspeichern und danach versenden. Das ist nicht nur zeitraubend, sondern birgt auch viele Fehlerquellen, wie beispielsweise die doppelte Vergabe von Rechnungsnummern oder falsche Preisauszeichnungen.

Mit einem Rechnungsprogramm automatisieren Sie diese Abläufe. Sie öffnen einfach eine neue Rechnungsvorlage und wählen Kunde und Produkt per Dropdown-Menü aus. Alle anderen Felder wie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sind bereits automatisch ausgefüllt.

Jetzt versenden Sie die Rechnung nur noch per Mausklick direkt aus dem Rechnungsprogramm heraus an Ihren Kunden - oder drucken diese vor Ort in Ihrem Ladengeschäft aus.

Verschiedene Rechnungen und Rechnungsdesigns, erstellt mit dem Rechnungsprogramm Debitoor

Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm professioneller gestalten

Ihre Rechnung sollte nicht nur professionell geschrieben sein - auch das Rechnungsdesign ist wichtig. Denn Sie möchten schließlich einen professionellen und seriösen Eindruck bei Ihrem Kunden erwecken. Gestalten Sie Ihre Rechnungen mit Word und Excel, müssen Sie das Design der Rechnungsvorlage manuell anpassen - das kostet Zeit und Nerven.

In einem Rechnungsprogramm stehen Ihnen hingegen viele verschiedene professionelle Rechnungsdesigns zur Verfügung, die Sie per Mausklick auswählen und noch weiter anpassen können. So entspricht Ihre Rechnung immer Ihrem Corporate Design.

10% schneller bezahlt werden mit einem Rechnungsprogramm

Mit Word und Excel können Sie in erster Linie eines tun: Rechnungen schreiben. Damit sind die Funktionen für Sie als Unternehmer sehr eingeschränkt. Besonders dann, wenn es um die Zahlung Ihrer Rechnungen geht.

Viele Kunden möchten ihre Rechnungen heute direkt per Mausklick bezahlen - anstatt umständliche Überweisungen durchzuführen. Schreiben und versenden Sie Ihre Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm, kann Ihr Kunde direkt per Klick auf die Rechnung bezahlen - per Kreditkarte, PayPal oder Lastschrift.

Dadurch erleichtern Sie Ihren Kunden die Zahlung - und diese bezahlen im Durchschnitt um 10% schneller.

Rechnungsprogramm: Rechnungen übersichtlicher verwalten

Haben Sie eine Rechnung geschrieben und versendet, müssen Sie diese auch verwalten. Zahlungen abgleichen, überfällige Rechnungen markieren und einmahnen - das alles müssen Sie mit Word und Excel manuell machen. Schreiben Sie nur wenige Rechnungen, ist der Aufwand dafür noch überschaubar. Je höher Ihr Rechnungsvolumen, umso mehr Zeit fordert die manuelle Rechnungsverwaltung jedoch.

Entscheiden Sie sich für ein Rechnungsprogramm, können Sie viel Zeit sparen, denn fast alle Vorgänge sind automatisiert: In der Rechnungsübersicht sehen Sie den Status jeder einzelnen Rechnung und Zahlung. So werden z.B. beglichene Rechnungen automatisch als bezahlt markiert. Und überfällige Rechnungen können Sie direkt per Mausklick einmahnen.

Vollständige Rechnungsübersicht mit allen Rechnungen im Rechnungsprogramm Debitoor

Mit einem Rechnungsprogramm mobil Rechnungen schreiben

Als Unternehmer sind Sie wahrscheinlich viel unterwegs und führen auch Kundenaufträge außer Haus durch. Schreiben Sie Ihre Rechnungen mit Word und Excel, benötigen Sie dafür einen Laptop oder PC. Vor Ort können Sie also nur umständlich eine Rechnung schreiben.

Ein Rechnungsprogramm ist hingegen mobil nutzbar: Sie installieren einfach die mobile App Ihres Rechnungsprogramms auf Ihrem Handy. Damit können Sie Angebote und Rechnungen auch direkt vor Ort beim Kunden schreiben und versenden.

Tipp: Nutzen Sie ein Kartenlesegerät wie SumUp, können Sie die Rechnung auch gleich per Kreditkarte oder EC-Karte von Ihrem Kunden bezahlen lassen.

Praktische Integration vom Kartenlesegerät SumUp mit dem Rechnungsprogramm Debitoor

Debitoor x SumUp: Mehr verkaufen & Zahlungen einfacher verwalten

Sie haben ein Ladengeschäft? Viele Kunden möchten heute nicht mehr bar bezahlen, sondern ziehen eine Zahlung per EC-Karte oder Kreditkarte vor.

Ab sofort müssen auch Sie sich diese Einnahmen nicht mehr entgehen lassen: Denn mit SumUp steht Ihnen ein praktisches Kartenlesegerät für die Akzeptanz von EC-, und Kreditkartenzahlungen Ihrer Kunden zur Verfügung. Und im Rechnungsprogramm Debitoor verwalten Sie diese Zahlungen anschließend einfach und schnell.

Und so funktioniert die Debitoor x SumUp Integration:

Sie lassen Ihren Kunden z.B. per Mastercard via SumUp Kartenlesegerät bezahlen. Diese Zahlung wird nun automatisch in das Rechnungsprogramm Debitoor importiert. Debitoor erstellt ebenfalls automatisch eine Einnahme und verknüpft diese mit der Zahlung. Alternativ können Sie auch eine Rechnung für Ihren Kunden generieren. Damit erledigt sich die Buchhaltung für Sie fast von selbst.


Zusammenfassung:

Als Unternehmer müssen auch Sie immer wieder Rechnungen an Ihre Kunden schreiben. Nutzen Sie dafür eine Software wie das Rechnungsprogramm Debitoor, hat das viele Vorteile für Sie: Sie können damit einfach & schnell Rechnungen schreiben, versenden und verwalten. Und mit der Debitoor x SumUp Integration können Sie Ihre Kunden direkt vor Ort mit Kreditkarte oder EC-Karte bezahlen lassen. Die Debitoor x SumUp Integration ist damit die optimale Lösung für eine effiziente Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.

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