Wie erstelle ich eine Rechnung mit Word?

Sie haben sich gerade selbstständig gemacht und möchten Ihre erste Rechnung mit Word erstellen? Wie Sie nicht nur eine Rechnung erstellen, sondern gleich auch eine Word-Vorlage basteln, die Sie jedes Mal wieder verwenden können, erklären wir Ihnen hier – mit drei schnellen Schritten zum Ziel.

Schritt 1: Erkundigen Sie sich, was auf Ihrer Rechnung stehen muss

Bevor Sie eine Rechnung erstellen, sollten Sie wissen, was auf einer Rechnung stehen muss, damit diese überhaupt rechtlich gültig ist. Das können Sie ganz einfach in unserem Artikel „Pflichtangaben auf der Rechnung“ nachlesen.

Kurz und knapp sollten die folgenden Punkte nicht fehlen:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Ihr Kunde)

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Ihr Unternehmen)

  • Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

  • Die Steuernummer Ihres Kunden, bzw. für europäische Kunden deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

  • Das Ausstellungsdatum (wann wurde die Rechnung geschrieben?)

  • Eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer

  • Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art sonstiger Leistungen

  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

  • Die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge, sowie die darauf entfallenden Steuer-Beträge

Schritt 2: Wählen Sie ein Design für Ihre Rechnung

Eine ansprechend designte Rechnung kann zu Ihrer zweiten Visitenkarte werden. Deshalb lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie die Rechnung am Ende aussehen soll.

Vielleicht möchten Sie ein bestimmtes Briefpapier oder ein Hintergrundbild für Ihre Rechnungsvorlage wählen und Sie müssen die Textblöcke entsprechend ausrichten?

Wo kommt Ihr Logo am besten zur Geltung? Möchten Sie eine Kopf- oder Fußzeile einfügen? Diese Fragen sollten Sie geklärt haben, damit Sie wissen, wie Sie den Text am besten anordnen.

Unser Tipp: Bedienen Sie sich bei den bereits vorhandenen kostenlosen Word-Vorlagen. Wenn Sie beispielsweise in der Word-Version 2013 ein neues Dokument öffnen, werden Ihnen automatisch Vorlagen angezeigt.

Wenn Sie nun im Suchfeld „Rechnung“ eingeben, werden Ihnen eine Menge unterschiedlicher Rechnungsvorlagen angeboten, aus denen Sie direkt wählen können .

Kostenlose Rechnungsvorlage von SumUp Rechnungen

Wussten Sie, dass wir von SumUp Rechnungen auch eine kostenlose Rechnungsvorlage für Word zum Download zur Verfügung stellen?

Rechnungsvorlage Word

Wenn Sie nur eine einzelne Rechnung schreiben möchten, ist eine Rechnungsvorlage in Word oft eine gute Wahl.

Wer nicht auf eine Designvorlage zurückgreifen möchte, dem empfehlen wir, mit einfachen Textbausteinen, Kopf- und Fußzeile und einer Tabelle für die Rechnungsposten zu arbeiten.

Allerdings bedeutet eine Rechnungsvorlage in Word immer noch einen hohen manuellen Aufwand. Gerade wenn Ihr Business wächst und Sie immer häufiger Rechnungen schreiben müssen.

Ein Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen hilft Ihnen,

  • schneller und einfacher Rechnungen zu schreiben

  • den finanziellen Überblick zu behalten – auch über unbezahlte Rechnungen

Schritt 3: Füllen Sie Rechnungsvorlage aus

Ein einfacher Trick gleich vorneweg: Sie können jedes erstellte Word-Dokument als Vorlage speichern. Dazu wählen Sie beim Speichern einfach den Typ „Word-Vorlage“ aus. Danach können Sie die Rechnungsvorlage jedes Mal wieder auswählen.

Beim Ausfüllen Ihrer Vorlage sollten Sie in jedem Fall nochmal überprüfen, ob Sie auch keine Informationen vergessen haben. Und das Speichern nicht vergessen.

Welches Format?

Wenn Sie Ihre Rechnung dann fertig haben und sicher sind, an alles gedacht zu haben, stellt sich noch die Frage, in welchem Format Sie die Rechnung speichern und verschicken.

Auf jeden Fall als PDF

Unser Tipp: Heute ist es üblich, Rechnungen nur noch per E-Mail zu verschicken. Allerdings sollte in diesem Fall die Rechnung unbedingt als PDF-Datei gespeichert werden.

Damit sind Sie auf der sicheren Seite, falls der Empfänger eine ältere Word-Version benutzt und noch viel wichtiger: Der Inhalt der Rechnung kann nicht mehr verändert werden.

Wer Rechnungen noch per Post versenden möchte, dem empfehlen wir, einen Probedruck zu machen. Damit stellen Sie sicher, dass die Rechnung am Ende auch so aussieht, wie Sie es sich vorstellen.