Wann müssen Sie eine Gutschrift erstellen?

Was Gutschriften und das Erstellen einer Gutschrift betrifft, gibt es oftmals einige Verwirrung. Im Englischen wird die Übersetzung Credit Note verwendet. Synonym zu Gutschrift verwenden viele den Begriff umgekehrte Rechnung und auch die Wörter Rechnungskorrektur und Stornorechnung. Ob es einen Unterschied zwischen den Begriffen gibt, wann Sie eine Gutschrift erstellen müssen und wie Sie eine Gutschrift schreiben, verraten wir Ihnen in diesem Artikel. Wir stellen außerdem das Muster einer Gutschrift für Sie bereit, das Sie als Vorlage nutzen können.

Was ist eine Gutschrift?

Die Gutschrift ist per Definition eine besondere Art von Rechnung. Mit dem Begriff umgekehrte Rechnung lässt sich die Gutschrift am besten beschreiben, denn sie wird nicht vom Leistungserbringer ausgestellt, sondern vom Leistungsempfänger. Erhalten Sie eine Gutschrift, so bedeutet dies, dass Sie der Dienstleister sind und von Ihrem Auftraggeber einen Nachweis für Ihre erbrachten Leistungen erhalten. Der Sinn der Gutschrift ist demnach, dem Leistungserbringer mitzuteilen, dass er Geld für seine Dienstleistungen erhält vom Leistungsempfänger. Gesetzlich wird die Gutschrift im Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG geregelt. Was Gutschrift bedeutet ist auch, dass das Ausstellen einer Gutschrift nur erlaubt ist, wenn es vorher vereinbart wurde. Dem Ausstellen einer Gutschrift kann ohne weiteres widersprochen werden. Haben Sie sich mit Ihrem Kunden einvernehmlich auf das Gutschriftverfahren geeinigt, kann das einige Vorteile mit sich bringen. Der Nutzen einer Gutschrift ist, dass Sie sowohl dem Leistungsempfänger als auch dem Leistungserbringer Zeit und Aufwand spart, was die Gutschrift zu einer beliebten Abrechnungsform macht.

Gutschrift buchen

Eine Gutschrift ist eine Form der Abrechnung. Der Ersteller der Gutschrift, der immer Leistungsempfänger ist, vorsteuerabzugsberechtigt. Der Leistungserbringer, an den die Gutschrift ausgestellt wird, ist zur Zahlung der Umsatzsteuer verpflichtet. Ausgenommen sind Sie hiervon allerdings, wenn Sie den Kleinunternehmer-Status in Anspruch nehmen. Eine Gutschrift zu verbuchen, ist nicht komplizierter, als das Buchen einer ganz normalen Rechnung. Wenn Sie zum Beispiel als Yogalehrerin arbeiten und Ihnen das Yogastudio, für das Sie freiberuflich tätig sind, jeden Monat eine Gutschrift erstellt, müssen Sie bei einem Honorar von 5000 € 950 € Umsatzsteuer zahlen bei einem Steuersatz von 19 %.

Vorlage für eine Gutschrift

Damit eine Gutschrift rechtskräftig ist, von beiden Seiten problemlos verbucht werden kann, müssen Sie beachten, dass das Dokument alle Pflichtangaben enthält, die auch auf einer normalen Rechnung zu finden sind. Falls Angaben fehlen oder falsch sind, kann es passieren, dass Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind. Wenn Sie die Gutschrift erhalten, sollten Sie sie gründlich prüfen. Falls Sie die Gutschrift ausstellen, achten Sie ebenfalls im Detail darauf, dass die Gutschrift rechtswirksam ist und alle Pflichtangaben enthält.

Pflichtangaben auf einer Gutschrift

Wichtig ist vor allem, dass Sie die Gutschrift als Gutschrift kennzeichnen, wenn Sie sie schreiben. Das Dokument muss ausdrücklich das Wort Gutschrift enthalten. Achten Sie darauf, dass die Gutschrift weitere folgende Pflichtangaben enthält:

  • Rechnungsdatum

  • Leistungsdatum

  • Adresse und Name des Leistungsempfänger

  • Adresse und Name des Leistungserbringers

  • Rechnungsbetrag, Produkt/Dienstleistung, Umsatzsteuersatz- und Betrag

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Leistungsempängers und -erbringers

  • Rechnungsnummer

  • Evtl. der Zusatz der Kleinunternehmerregelung

Was ist der Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Stornorechnung?

Es kommt häufig vor, dass die Gutschrift mit einer Rechnungskorrektur oder einer Stornorechnung verwechselt wird. Merken Sie sich unbedingt, dass eine Gutschrift eine umgekehrte Rechnung ist und nicht als Storno für eine falsche Rechnung dient. Müssen Sie eine Rechnung ändern oder annullieren, müssen Sie dies mit einer Rechnungskorrektur bzw. einer Stornorechnung tun. Wie genau Sie diese erstellen, erfahren Sie im Artikel Stornorechnung.