Rechnung richtig schreiben: Pflichtangaben auf der Rechnung

Rechnungen sind rechtsgültige Dokumente und geben Aufschluss über erworbene Produkte oder Leistungen. In diesem Artikel erläutern wir, was es alles beim Schreiben einer Rechnung in Deutschland zu beachten gibt und was auf eine professionelle Rechnung gehört.

Das deutsche Umsatzsteuergesetz gibt vor, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung zu finden sein müssen. Diese Informationen schützen sowohl Käufer als auch Händler vor möglichen Missverständnissen und helfen ihnen dabei, die konkreten Verkaufsbedingungen besser zu verstehen. Auch das Finanzamt kann die finanziellen Vorgänge eines Unternehmens so besser nachvollziehen und auf Rechtskonformität überprüfen.

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Egal ob Freelancer, Einzelunternehmen oder größere Firma, auf die Korrektheit der ausgestellten Rechnungen sollte immer und von Anfang an geachtet werden. Hierbei kann es helfen, sich für seine Rechnung ein Muster zu erstellen, auf das man immer wieder zurückgreifen kann. Um nichts zu vergessen, laden Sie sich unsere Rechnungsvorlage für Word und Excel kostenlos herunter.

Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung

Um professionell aufzutreten, die eigenen Finanzen im Blick zu behalten und Schwierigkeiten mit den Behörden vorzubeugen, sollten folgende Bestandteile auf keiner Rechnung fehlen: 

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens 

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers

  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung

  • Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer

  • Die eigene Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID

  • Bei Kunden im EU-Ausland auch deren Umsatzsteuer-ID

  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen

  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung

  • Der Rechnungsbetrag, aus dem Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag hervorgehen

Zusätzlich ist es hilfreich einer Rechnung folgende freiwillige Angaben beizufügen:

  • Eine Zahlungsfrist

  • Eine individuelle Kundennummer

  • Die eigenen Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer oder E-Mail)

  • Die eigene Bankverbindung

Außerdem macht es Sinn, eine Rechnung auch immer als solche zu kennzeichnen, um Verwirrung und Missverständnisse zu verhindern.

Ausnahmeregelungen und besondere Rechnungsarten

Auch wenn die obenstehenden Vorgaben prinzipiell für alle Rechnungen gelten, gibt es doch einige Ausnahmen und Sonderregelungen, die man kennen und beachten sollte.

Die Kleinunternehmerregelung: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert Gründern und kleinen Unternehmen die Buchhaltung, da keine Umsatzsteuer berechnet, und somit nicht ans Finanzamt abgeführt werden muss. 

Grundsätzlich gelten für eine Kleinunternehmer Rechnung die gleichen Pflichtangaben wie für jede normale Rechnung auch. Da die Kleinunternehmerregelung aber das Erheben der Umsatzsteuer auf verkaufte Produkte bzw. Leistungen ausschließt, darf diese auch nicht auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Wichtig: Die Rechnung sollte unbedingt einen Hinweis auf den Grund der fehlenden Umsatzsteuer enthalten. So ein Hinweis könnte z.B. lauten: “Gemäß der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”. 

Um rechtskonforme Rechnungen nach dieser Sonderregelung zu erstellen, macht ein professionelles Rechnungsprogramm auf für Kleinunternehmer Sinn.

Die Kleinbetragsrechnung: Rechnungen unter 250€

Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen mit einem Betrag unter 250€ (inkl. Umsatzsteuer) gelten im Allgemeinen geringere rechtliche Anforderungen.

Folgende Angaben sind auch auf einer Kleinbetragsrechnung Pflicht:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens

  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung

  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen

  • Berechneter Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag

Verzichtet werden kann bei der Kleinbetragsrechnung also auf Angaben wie Steuernummer/ Steuer-ID, Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Rechnungsnummer und Nettobetrag.

Die Proforma Rechnung

Eine Proforma Rechnung (auch Handelsrechnung genannt) dient in erster Linie als Beleg für steuerliche Zwecke, oft um den Wert einer Warenlieferung nachzuweisen. Da in einer Proforma Rechnung zumeist die Zahlungsaufforderung fehlt, ist sie keine Rechnung im eigentlichen Sinn.

Prinzipiell sollte eine Proforma Rechnung die gleichen Angaben enthalten, wie jede normale Rechnung. Eine Rechnungsnummer ist zwar nicht nötig, doch sollte unbedingt darauf hingewiesen werden, dass sich um eine Proforma Rechnung handelt.

Oft wird eine Proforma Rechnung ausgestellt, wenn in Drittländer, also Länder außerhalb der EU, geliefert werden soll. Teilweise werden Proforma Rechnungen aber beispielsweise auch bei kostenlosen Mustersendungen, bei Ersatzteillieferung oder bei Lieferungen auf Vorkasse eingesetzt.

Übermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen

Sofern die Rechnung alle entsprechenden Pflichtangaben enthält, steht es dem leistenden Unternehmen frei, diese in Papierform oder auf digitalem Weg zu senden.

Dank Digitalisierung und verstärktem Umweltbewusstsein werden heutzutage oft elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) verschickt. Hierbei kann ein gutes Rechnungsprogramm hilfreich sein, um Zeit zu sparen und alle Kundendaten an einem Ort zu haben. Außerdem hilft dir ein Rechnungsprogramm dabei, all deine Rechnungen gut sortiert und immer abrufbereit aufzubewahren. Denn jede gestellte Rechnung unterliegt einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht und muss dem Finanzamt jederzeit vorgelegt werden können.

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