Die letzte Mahnung schreiben – So gehen Sie vor

Eine Mahnung schreiben tut niemand gerne – schließlich bedeutet das, den Kunden möglicherweise zu verärgern: Andererseits ist Ihr Kunde Ihnen den Rechnungsbetrag schuldig – Sie haben ein Anrecht darauf, für Ihre Leistungen bezahlt zu werden.

Daher sollten Sie überfällige Rechnungen immer einmahnen – sei es zuerst nur durch ein freundliches Telefonat oder eine Zahlungserinnerung per Email. Aber was, wenn auch mehrmaliges Mahnen bisher nichts genützt hat?

Letzte Mahnung schreiben: Der richtige Zeitpunkt

Ihr Kunde zahlt seine Rechnung nicht? Dann sollten Sie ein Mahnverfahren einleiten. In der Regel sieht der Mahnprozess folgendermaßen aus:

  1. Sie kontaktieren den Kunden telefonisch oder schreiben eine freundliche Zahlungserinnerung

  2. Bezahlt Ihr Kunde trotzdem nicht, schreiben Sie eine erste Mahnung

  3. Ignoriert der Kunde die gesetzte neue Zahlungsfrist, schreiben Sie eine zweite Mahnung

  4. Bleibt auch die zweite Mahnung unbeachtet, dann sollten Sie eine dritte (und letzte) Mahnung schreiben

Dieser mehrstufige Mahnvorgang hat sich mittlerweile eingebürgert. Wichtig ist: Sie sollten immer sachlich und bestimmt in Ihren Mahnungen sein – niemals beleidigend oder vorwurfsvoll. PS.: In jeder Zahlungserinnerung / Mahnung sollten Sie eine neue Zahlungsfrist festsetzen – und diese eindeutig mit Datum benennen.

Inhalte & Formulierung: Eine professionelle letzte Mahnung schreiben

Gerade haben wir uns mit dem Zeitpunkt der letzten Mahnung auseinandergesetzt. Jetzt ist noch eine weitere wichtige Frage offen: Wie formuliere ich eine letzte Mahnung? Wie kann ich den Kunden vielleicht doch noch dazu bewegen zu bezahlen – ohne dass ich gerichtliche Wege gehen muss?

Das sollten die Inhalte deiner letzten Mahnung sein:

  • Titel „Letzte Mahnung“

  • Datum der Mahnung

  • Sachliche und bestimmende Aufforderung zur Zahlung

  • Zahlungsfrist

  • Ausblick auf Konsequenzen bei Ignorierung der Zahlungsfrist

Während die ersten Punkte relativ klar sind, sollten wir uns den letzten Punkt „Ausblick auf Konsequenzen“ näher ansehen.

Konsequenzen: Das passiert, wenn dein Kunde die letzte Mahnung nicht bezahlt

Zahlt Ihr Kunde auch nach mehrmaliger Mahnung nicht, haben Sie folgende Optionen:

  • Gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid)

  • Inkassoverfahren durch Inkassobüro

  • Einschalten eines Anwalts (Zivilklage)

Das gerichtliche Mahnverfahren ist relativ einfach: Sie füllen einen Mahnantrag aus, lassen ihn dem Gericht zukommen und das Gericht schickt daraufhin einen Mahnbescheid an Ihren Kunden. Dafür ist eine Gebühr fällig.

Ihre zweite Option ist die Einschaltung eines Inkassobüros. Damit verkaufen Sie Ihre Forderung / Rechnung an das Inkassobüro – und müssen sich um die Zahlung nicht mehr kümmern. Dadurch erhalten Sie zumindest einen Teil deiner Forderung sicher zurück.

Außerdem können Sie direkt einen Anwalt einschalten und damit statt gerichtlichem Mahnverfahren direkt eine Zivilklage einleiten. Die Kosten dafür müssen Sie wie beim gerichtlichen Mahnverfahren selbst bezahlen / vorstrecken.

Egal für welche Option Sie sich entscheiden – Sie sollten diese in Ihrer letzten Mahnung klar benennen. Oft genügt die Androhung dieser rechtlichen Maßnahmen – und Ihr Kunde bezahlt dann doch noch.

Letzte Mahnung schreiben oder Schuldanerkenntnis unterzeichnen lassen?

Möglicherweise ergibt sich aus einem Telefongespräch mit Ihrem Kunden, dass er zwar zahlungswillig ist, aber nicht zahlen kann. In dem Fall nutzt auch ein mehrmaliges Mahnung schreiben natürlich nicht viel.

Eine weitere Option: Sie lassen Ihren Kunden eine Schuldanerkenntnis unterzeichnen.

Im Rahmen dieser Schuldanerkenntnis bestätigt Ihr Kunde sein Schuldverhältnis bei Ihnen. Außerdem wird oft eine für den Kunden vertretbare Ratenzahlung vereinbart. Das Ganze lassen Sie von einem Notar gegen eine kleine Gebühr beurkunden. Dann verjährt Ihre Forderung nicht – und Sie ersparen sich mögliche Kosten eines späteren Gerichtsverfahrens.