Kann ein Lieferschein eine Rechnung ersetzen?

Gute Frage, klare Antwort: Nein, ein Lieferschein kann keine Rechnung ersetzen. Wie sich die beiden unterscheiden und wann es sinnvoll ist einen Lieferschein auszustellen, erklären wir Ihnen hier in drei Schritten.

Ein Lieferschein ist keine Rechnung

Ein Lieferschein gibt Ihnen Kunden Auskunft über die von Ihnen gelieferte Ware und ist eine Urkunde.

Stellen Sie einen Lieferschein aus, sollte dieser auch als Lieferschein gekennzeichnet sein und Sie können die vielen Pflichtangaben einer Rechnung weglassen.

Ein einfacher Lieferschein kann keine Rechnung ersetzen, da notwendige Pflichtangaben, ohne die Ihr Kunde die Umsatzsteuer nicht geltend machen kann, fehlen.

Wenn ein Lieferschein alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhaltet und auch als Rechnung verwendet werden soll, dann ist es kein Lieferschein mehr und muss als Rechnung gekennzeichnet werden.

So stellen Sie Ihren Lieferschein richtig aus

Die auf dem Lieferschein angegebenen Waren müssen immer mit der tatsächlichen Lieferung und auch mit den auf Ihrer Rechnung aufgelisteten Posten übereinstimmen.

Es gibt keine klaren gesetzlichen Vorgaben, aber folgende Angaben dürfen nicht auf deinem Lieferschein fehlen:

  • Liefer- und Bestelldatum

  • Anzahl der gelieferten Artikel und Artikelbezeichnung

  • Einheiten, Gewicht und Stückpreis

Warum ein Lieferschein?

Gesetzlich sind Sie nicht verpflichtet einen Lieferschein auszustellen. In der Regel, wird der Lieferschein als „Warenbegleitschein“ gemeinsam mit der Ware verschickt.

Wenn Sie Rechnung und Ware getrennt voneinander verschicken, kann es für Ihren Kunden hilfreich sein, wenn Ihrer Warensendung ein Lieferschein beigelegt ist. Damit kann er abgleichen, ob die Bestellung auch mit der tatsächlich gelieferten Ware übereinstimmt.

Außerdem müssen Sie Ihrem Kunden immer das Lieferdatum auf der Rechnung mitteilen. Ein Weg das zu tun, ist der Verweis auf einen Lieferschein. Das kann vorteilhaft sein, wenn das Lieferdatum zum Zeitpunkt des Rechnungsversands unbekannt ist.

Lieferscheine müssen im Gegensatz zu Rechnungen nur 6 Jahre aufbewahrt werden. Wenn die Rechnung jedoch auf den Lieferschein verweist, raten wir Ihnen, auch den Lieferschein 10 Jahre aufzubewahren und am besten direkt an die Rechnung zu heften.