Rechnung ins EU Ausland: So schreiben Sie eine korrekte Rechnung

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen

  • Welche umsatzsteuerlichen Besonderheiten im EU Ausland gelten
  • Wie Sie eine korrekte Rechnung für Ihren Kunden im EU Ausland schreiben
  • Was es mit dem Reverse-Charge Verfahren auf sich hat
  • Wie Sie mit der Debitoor x SumUp Integration einfach & schnell Rechnungen ins EU Ausland schreiben und bezahlen lassen

Wenn Sie zum ersten Mal eine Rechnung an einen Kunden in Österreich, Italien oder Frankreich schreiben, stellen sich Ihnen viele Fragen: Wie weise ich die Umsatzsteuer richtig aus? Wie formuliere ich meine Rechnung ins EU Ausland? Muss ich besondere Rechnungsangaben beachten?

Rechnung ins EU Ausland: Wie muss eine Rechnung aufgebaut sein?

Schreiben Sie eine gewöhnliche Rechnung an einen Kunden in Deutschland, wissen Sie: Sie müssen die regulären Pflichtangaben auf der Rechnung anführen:

Rechnung ins EU Ausland - Muster: Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung

Eine gewöhnliche Rechnung beinhaltet folgende Pflichtangaben, die Sie wahrscheinlich bereits kennen:

  • Ihr Name und Ihre Anschrift
  • Name und Anschrift Ihres Kunden
  • Ihre Steuernummer
  • Die Rechnungsnummer
  • Das Rechnungsdatum
  • Das Leistungsdatum / Lieferdatum
  • Art und Menge der Ware / Leistungsbeschreibung
  • Rechnungsbetrag

Eine Rechnung ins EU Ausland muss zusätzlich folgende Besonderheiten berücksichtigen:

  • Umsatzsteuerrechtliche Besonderheiten (z.B. Reverse-Charge)

Auch eine Rechnung ins EU Ausland sollte also prinzipiell dieselben Pflichtangaben enthalten, die Sie auch auf einer gewöhnlichen Rechnung an einen Kunden in Deutschland anführen: Sie können dafür dieselbe Rechnungsvorlage verwenden wie sonst auch.

Nur einen wichtigen Aspekt müssen Sie beachten: Die Sonderregelungen zur Umsatzsteuer!

Dienstleistungen: So schreiben Sie eine Rechnung ins EU Ausland

Sie sind Fotograf, Handwerker, Business Coach oder IT-Freelancer - erbringen also Dienstleistungen? Dann müssen Sie bei Ihrer Rechnungsstellung an einen Kunden im EU Ausland möglicherweise besondere umsatzsteuerliche Regelungen beachten:

Dienstleistungen: Business to Customer (B2C)

Umsatzsteuer muss prinzipiell immer in dem Land erbracht werden, in dem der Leistungsort liegt. In der Regel ist dies Deutschland. Sie müssen also deutsche Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung anführen und diese an das deutsche Finanzamt entrichten.

Ist Ihr Geschäftspartner im EU Ausland Kleinunternehmer oder Privatperson, gilt dasselbe Prinzip: Der Leistungsort bleibt Deutschland. Sie weisen Ihre Rechnung ins EU Ausland also ganz gewöhnlich mit deutscher Umsatzsteuer aus und führen sie an das Finanzamt ab.

Dienstleistungen: Business to Business (B2B) - innergemeinschaftliche Leistung

Ist Ihr Geschäftspartner im EU Ausland hingegen wie Sie selbst auch Regelunternehmer, ändert sich der Leistungsort: Nunmehr ist die Leistung im Empfängerland umsatzsteuerbar. Das bedeutet: Sie müssten die Umsatzsteuer nicht in Deutschland, sondern im EU Ausland abführen.

Da dies relativ kompliziert ist, springt hier eine Sonderregelung ein: Das Reverse-Charge Verfahren für innergemeinschaftliche Leistungen. Dabei wird die Umsatzsteuerschuld umgedreht: Nicht Sie müssen die Umsatzsteuer abführen, sondern Ihr Kunde. Dadurch bleiben Ihnen bürokratische Hürden mit dem ausländischen Finanzamt erspart.

Für Ihre Rechnung ins EU Ausland bedeutet das: Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen auf der Rechnung den Hinweis “Reverse-Charge Verfahren” oder “Umsatzsteuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” anbringen. Außerdem sollten Sie auf der Rechnung sowohl Ihre Umsatzsteuer-ID, als auch die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden anführen.

Rechnung EU Ausland Muster mit allen Pflichtangaben für eine Rechnung

Warenlieferungen: Eine Rechnung ins EU Ausland schreiben

Verkaufen Sie keine Dienstleistungen, sondern Waren an Kunden im EU Ausland, spricht man von “innergemeinschaftlichen Lieferungen”. Auch hier gelten besondere umsatzsteuerliche Regelungen:

Warenlieferungen: Business to Customer (B2C)

Lieferungen und Leistungen an Kleinunternehmer oder Privatpersonen ins EU Ausland unterliegen demselben Prinzip: Sie stellen eine gewöhnliche Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer aus und führen diese an das deutsche Finanzamt ab.

Warenlieferungen: Business to Business (B2B) - innergemeinschaftliche Lieferung

Wenn Ihr Geschäftspartner wie Sie selbst auch Regelunternehmer ist, handelt es sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Sprich: Die Lieferung ist umsatzsteuerfrei. Darin unterscheidet sich die innergemeinschaftliche Lieferung von der innergemeinschaftlichen Leistung. Während sich bei der innergemeinschaftlichen Leistung die Steuerschuldnerschaft umkehrt (Reverse-Charge), ist die innergemeinschaftliche Lieferung per se steuerfrei.

Für Ihre Rechnung bedeutet das: Sie müssen eine Rechnung ins EU Ausland ohne Umsatzsteuer schreiben und den Hinweis “Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung” anbringen. Zusätzlich müssen Sie wiederum Ihre und die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden anführen.

Hinweis: Das Finanzamt verlangt zusätzlich zur Rechnung auch noch Versandnachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen, z.B. in Form von Speditionspapieren, Empfangsbestätigung von Postdienstleistern, Lieferprotokoll eines Kurierdienstes etc.

Berechnungen für eine Rechnung EU Ausland ohne Umsatzsteuer im Rahmen des Reverse-Charge Verfahrens

Zusammenfassende Meldung für alle innergemeinschaftlichen Umsätze

Führen Sie innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen aus, ist es mit der Rechnungsstellung alleine nicht getan. Das Finanzamt möchte regelmäßig überprüfen, ob die Umsätze im Empfängerland auch korrekt versteuert wurden. Daher verlangt es von Ihnen eine quartalsweise Auflistung aller innergemeinschaftlichen Umsätze.

Die Zusammenfassende Meldung muss folgende Angaben enthalten:

  • Meldezeitraum der Zusammenfassenden Meldung (Quartal)
  • Alle innergemeinschaftlichen Umsätze innerhalb des Meldezeitraums
  • Umsatzsteuer-ID von Ihnen und Ihren Kunden im EU Ausland

Sollten Sie in einem der Quartale keine innergemeinschaftlichen Umsätze getätigt haben, müssen Sie auch keine zusammenfassende Meldung abgeben.

Wichtig: Sie müssen die zusammenfassende Meldung nur für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen erstellen, sprich: Für B2B Geschäftstätigkeiten. Alle anderen Umsätze und Rechnungen ins EU Ausland sind davon ausgenommen.

Rechnung EU Ausland: Checkliste für die zusammenfassende Meldung bei innergemeinschaftlichen Umsätzen

Mit Debitoor x SumUp Rechnungen ins EU Ausland schreiben & bezahlen lassen

Möchten Sie eine Rechnung an einen Kunden im EU Ausland schreiben, können Sie dafür selbst eine angepasste Musterrechnung erstellen. Einfacher ist es, wenn Sie die Debitoor x SumUp Integration nutzen. Damit können Sie einfach & schnell Rechnungen ins EU Ausland schreiben - und sie direkt bezahlen lassen.

1.) Mit Debitoor Rechnungen ins EU Ausland schreiben

Das Rechnungsprogramm Debitoor erkennt automatisch, wenn Sie eine Rechnung ins EU Ausland erstellen und weist Sie auf eine mögliche innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung hin. Ihre Rechnung wird dann automatisch ohne Umsatzsteuer ausgestellt.

So gehen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen immer korrekt ausgestellt werden - egal, ob es sich um eine gewöhnliche Rechnung an einen Kunden in Deutschland oder um eine Rechnung ins EU Ausland ohne Umsatzsteuer handelt.

Jetzt klicken Sie nur noch auf “Rechnung senden” - und schon landet Ihre Rechnung direkt im Email-Posteingang Ihres Kunden.

2.) Rechnungen via SumUp bezahlen lassen

Mit Debitoor können Sie Rechnungen ins EU Ausland schreiben & versenden. Aber das ist noch nicht alles: Über die Integration mit dem Zahlungsdienstleister SumUp können Sie diese auch direkt bezahlen lassen.

Dafür aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Debitoor Account einfach die SumUp-Integration. Auf der via Debitoor versendeten Rechnung Ihres Kunden erscheint dann ein Zahlungs-Button - und er kann die Rechnung per Mausklick direkt mit EC-Karte oder Kreditkarte bezahlen. Die Zahlungen werden automatisch in Debitoor importiert und verwaltet.

Hinweis: Ihr Kunde kauft vor Ort bei Ihnen ein und möchte mit Kreditkarte bezahlen? Dafür stellt Ihnen SumUp zusätzlich ein Kartenlesegerät zur Verfügung.


Zusammenfassung:

Viele Unternehmer handeln regelmäßig mit Kunden im EU Ausland. Besonders im B2B Bereich gilt es besondere Vorgaben zu beachten: Unterschieden wird hier zwischen innergemeinschaftlichen Lieferungen und innergemeinschaftlichen Leistungen. Innergemeinschaftliche Leistungen werden über das Reverse-Charge Verfahren abgewickelt: Die Steuerschuldnerschaft verschiebt sich dabei auf den Rechnungsempfänger. Innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren sind per se immer steuerfrei. Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor erkennt automatisch, wenn Sie innergemeinschaftliche Leistungen in Rechnung stellen. Sie können somit einfach und schnelle eine korrekte Rechnung ins EU Ausland erstellen - und diese per SumUp Integration direkt bezahlen lassen.

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