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Flexible Kassensysteme sorgen für einen besseren Workflow

Ein gutes Kassensystem muss verschiedene Dinge leisten. Es soll einfach und intuitiv zu bedienen sein, möglichst viele Zahlungssysteme akzeptieren, gut aussehen und im Idealfall auch noch die Mitarbeiter bei der Inventur unterstützen können. Zudem sollten elektronische Kassensysteme nach den “Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) arbeiten. Diese Richtlinie gilt seit dem 01.01.2015, vorher galten die “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU). Beide Richtlinien legen fest, welche Bestimmungen erfüllt werden müssen, wenn das Finanzamt Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung untersucht. Die GoBD gelten nur für Registrierkassen, nicht aber für normale manuelle Kassen ohne eine elektronische Aufzeichnung.

Wie finde ich eine passende Registrierkasse für mein Unternehmen?

Ein gutes Kassensystem ist nur schwer zu finden. Der Markt ist groß, es gibt aber kaum unabhängige Vergleichssysteme und jeder Anbieter sagt von sich selbst, dass das eigene Kassensystem zu den besten auf dem Markt gehört. Zudem sind die Anforderungen an die Zahlsysteme von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Kassensysteme für den Einzelhandel müssen viele verschiedene Artikel schnell erfassen können, während Kassensysteme für die Gastronomie keine separate Scanfunktion benötigen, aber flexible Eingabemöglichkeiten für Änderungen an den Speisen besitzen müssen. Zudem ist eine Tischverwaltung bei Gastrokassen empfehlenswert. Ein Kassensystem für einen Friseur erfasst dagegen meist nur relativ wenige Buchungen pro Arbeitstag, benötigt aber meist einen Barcodescanner, um zum Beispiel Haarpflegeprodukte schnell zu erfassen.

kassensysteme schema

Gute Kassensysteme sind zudem skalierbar und lassen sich schnell an neue Herausforderungen anpassen. Erfolgreich laufende Geschäfte sorgen für mehr Buchungen und mehr Zahlungsvorgänge. Die Kasse sollte jederzeit erweitert werden können.

Je nach gewünschten Funktionen und Anzahl der benötigten Terminals steigen die Kosten für die einzelnen Geräte. Viele Anbieter von Kassensystemen verlangen zudem eine monatliche Pauschale für die Pflege der Software und die Verbindung zu den jeweiligen Abrechnungssystemen der Kartenanbieter. Diese Kosten sind insbesondere bei kleineren Unternehmen schnell ein zu großer Faktor, da für einen kostendeckenden Betrieb der Endgeräte nicht genügend Umsatz erzielt wird und die monatlichen Fixkosten im Vergleich zur tatsächlichen Nutzung zu hoch sind.

Gibt es unterschiedliche Kassensysteme?

Ganz grob lassen sich Kassensysteme in zwei verschiedene Kategorien einteilen: Zum einen gibt es klassische Registrierkassen, bei denen Bondruck, Anzeige und Münz- und Scheinfach in einem einzigen Gerät kombiniert sind. Diese Systeme haben nur ein vergleichsweise kleines Display und lassen sich in den meisten Fällen nur mithilfe eines Computers und einer speziellen Software konfigurieren. Die zweite Kategorie sind computergestützte Systeme, bei denen ein PC die Koordination der einzelnen Komponenten übernimmt. Diese Systeme lassen sich direkt konfigurieren und ermöglichen durch ein größeres Display meist mehr Einstellungen. Neben Systemen mit angeschlossenem Computer gibt es auch immer mehr iPad Kassensysteme, bei denen ein Tablet-PC zentrale Funktionen übernimmt und mit einer Kassen App die einzelnen Systeme untereinander verbindet. kassensystem für unternehmen kostet

Wie viel kostet ein Kassensystem für mein Unternehmen?

Die Kosten für Ihr neues Abrechnungssystem variieren je nach Anforderung. Eine einfache digitale Kasse ist schon für weniger als 500 € erhältlich. Die Einstellungsmöglichkeiten sind dann aber begrenzt und ein zusätzlicher Barcodescanner ist in der Regel nicht enthalten. Zudem sind einfache Kassensysteme für den Einzelhandel meist nicht mit einer Schnittstelle für elektronische Zahlungen ausgestattet. Für komplette Kassensysteme für die Gastronomie oder für andere Branchen fallen schnell einmalige Kosten von mehr als 2.000 € nur für die Hardware an. Nicht enthalten sind Kosten für Softwarelizenzen, die für den reibungslosen Betrieb aller Komponenten notwendig sind. Abhängig vom jeweiligen Hersteller kommen dann noch monatliche Kosten für die Verarbeitung der elektronischen Zahlungen Ihrer Kunden dazu.

Wie häufig muss mein Kassensystem ausgetauscht werden?

Zum 01.01.2017 endete die Übergangsfrist für alle Systeme, die noch nicht nach dem neuen Richtlinien für die ordnungsgemäße Buchführung arbeiten (GDPdU). Geräte, die die neuen Grundlagen nicht erfüllen, dürfen nicht mehr eingesetzt werden. Bei vielen älteren Systemen ist der Aufwand für eine Umstellung recht hoch, da umfangreiche Programmierungen vorgenommen werden müssen. Bei den meisten Herstellern ist das nicht kostenlos möglich, sodass mehrere Jahre nach dem Kauf plötzlich erneut Kosten anfallen. Deutlich einfacher ist das Aktualisieren bei iPad Kassensystemen mit Kassen App. Hier reicht eine einfache Softwareaktualisierung aus und das neue System ist sofort wieder einsatzbereit. Langwierige Programmierungen entfallen. Grundsätzlich ist ein Austausch nur dann notwendig, wenn das System nicht mehr funktioniert oder der Funktionsumfang für gestiegene Anforderungen nicht mehr ausreicht.

Alles in einem - das POS-Kassensystem von SumUp

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