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Was sind die GoBD?

GoBD ist eine Abkürzung für die Rechtsnorm “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Diese Richtlinien wurden Ende 2014 durch das Bundesfinanzministerium herausgegeben. Sie gelten seit dem 01. Januar 2015. Die GoBD legen die genaue Form fest, in der Unterlagen von Unternehmen aufbewahrt und aufbereitet werden müssen, damit die Finanzbehörden bei Bedarf einen Zugriff auf die gespeicherten Unterlagen erhalten können. Sie gelten insbesondere bei elektronischen Kassensystemen, mit denen Bareinnahmen erfasst werden. Nicht von den Regelungen betroffen sind einfache manuelle Kassenlösungen, bei denen keine technische Registrierung der Einnahmen erfolgt.

Die GoBD enthalten die Nachfolgeregelungen zu den vorher gültigen “Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”, kurz GDPdU. Die GDPdU sind nach einer Übergangsfrist zum 01.01.2017 endgültig ausgelaufen. Bei Prüfungen sind Aufzeichnungen, die lediglich die Richtlinien der GDPdU erfüllen, nicht mehr ausreichend und werden durch die Behörden bemängelt.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten grundsätzlich für jedes Unternehmen, das in Deutschland aktiv ist und Einnahmen verbucht. Die Richtlinien sind nicht auf bestimmte Unterlagen beschränkt, sondern gelten für alle Unterlagen, die im Unternehmen anfallen. Bei Kassensystemen gibt es aber einige Ausnahmen. Es gibt in Deutschland keine generelle Registrierkassenpflicht. Wenn Ihr Unternehmen also derzeit eine normale Kasse am Point of Sale einsetzt, muss keine neue Registrierkasse angeschafft werden. Sie sind aber verpflichtet, Ihre Registrierkasse auf dem aktuellen Stand zu halten. Das bedeutet, dass Systeme, die ab dem 01.01.2017 eingesetzt werden, auch die GoBD erfüllen und nicht nur die älteren GDPdU. Eine weitergehende Registrierkassenpflicht ist in Deutschland derzeit nicht geplant. Das Bundesfinanzministerium hält eine Pflicht für nicht zielführend und für die Unternehmen im Verhältnis zu teuer. In Österreich wird die Registrierkassenpflicht dagegen schon seit dem 01.01.2016 umgesetzt. Dort müssen alle Unternehmer, die mehr als 15.000 € Jahresumsatz erwirtschaften oder mehr als 7.500 € Bareinnahmen aufweisen, eine elektronische Registrierkasse einsetzen. gobd registrierkassenpflicht Sowohl in Deutschland als auch in Österreich wird es demnächst eine Pflicht für technische Sicherungen bei Registrierkassen geben. In Österreich werden diese zusätzlichen Sicherheitseinrichtungen ab dem 01.04.2017 verpflichtend werden. In Deutschland müssen Systeme ab dem 01.01.2020 damit ausgestattet werden. Für ältere Systeme gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022. Die zusätzlichen Sicherheitseinrichtungen werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert.

Wer haftet, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?

Wenn die Finanzbehörden im Zuge einer Betriebsüberprüfung feststellen, dass die Richtlinien nicht eingehalten werden, haften immer Sie als Unternehmensinhaber für die fehlerhafte Aufbewahrung. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die ordnungsgemäße Speicherung der Daten an eine dritte Person (zum Beispiel Steuerberater oder Buchführungsunternehmen) auslagern. Sie sind immer dafür verantwortlich, dass die Informationen korrekt aufbereitet werden. Sie sollten daher regelmäßig prüfen, ob die Voraussetzungen der Richtlinie auch tatsächlich in Ihrem Betrieb erfüllt werden. Prüfen Sie zum Beispiel die Kassensoftware Ihrer Registrierkassen auf die aktuelle Software und geben Sie gegebenenfalls ein Update in Auftrag.

Können alle Kassenmodelle auf die neuen GoBD aktualisiert werden?

Leider lassen sich nicht alle Kassenmodelle auf die neuen Richtlinien aktualisieren. Bei einigen Kassen wäre der Aufwand am POS so groß, dass die Umstellung von den GDPdU betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll wäre. Bei einigen Modellen gibt es zudem gar keine Aktualisierungsmöglichkeiten, weil die verwendete Kassensoftwareschon seit Jahren nicht mehr aktiv gepflegt wird. Wenn Sie also derzeit noch veraltete Systeme einsetzen, sollten Sie über einen Wechsel auf ein neues System nachdenken, statt das alte System noch einmal mit viel Aufwand auf die neuen Richtlinien umzustellen, auch wenn es nach wie vor keine Kassenpflicht gibt.

Die Point of Sale Kasse von SumUp

Bei einem Update auf ein neues System sollten Sie überlegen, ob eine softwarebasierte Lösung nicht besser für Ihr Unternehmen geeignet ist. Mit dem POS Kassensystem von SumUp erhalten Sie ein fertig konfiguriertes, sofort einsetzbares System für Ihr Unternehmen. Im Lieferumfang des Startpakets sind ein iPad mit Software, eine Bargeldschublade, ein Bondrucker, ein Standfuß für das iPad und das SumUp AIR Kartenzahlungsterminal für bargeldlose Zahlungen enthalten. sumup kassensysteme gobd gdpdu Optional erhalten Sie auch einen Barcodescanner. Das elektronische System unterstützt alle Richtlinien, die gemäß den GoBD erfüllt werden müssen und bereitet die Daten auf Wunsch komfortabel für Ihren Steuerberater auf. Zudem kann SumUp durch die Softwarelösung flexibel auf Änderungen an den gesetzlichen Grundlagen reagieren. Der Einbau der zusätzlichen Sicherheitseinrichtungen ab dem 01.01.2020 ist durch ein einfaches Softwareupdate erledigt, umfangreiche Wartungsarbeiten sind wahrscheinlich nicht notwendig. Neben einmaligen Kosten von 999 € für das Hardware-Paket zahlen Sie eine monatliche Gebühr für die Softwarelizenz.

Anders als bei vielen anderen Anbietern von Kassenlösungen verpflichten Sie sich bei SumUp nicht für einen langen Zeitraum. Alle Verträge sind auch mit monatlicher Zahlweise abschließbar. Zudem testen Sie die Kassenlösung von SumUp 30 Tage ohne Risiko. Gefällt Ihnen das System nicht, erhalten Sie Ihr Geld zurück.

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