Gastro Kassenbuch richtig führen – so geht’s

Kassennachschau – der unangekündigte Besuch der Kassenprüfer vom Finanzamt sollte Sie nicht nervös werden lassen. Mit einem gut geführten Kassenbuch sind Sie auf der sicheren Seite. Erfahren Sie gleich mehr darüber

  • welche gesetzlichen Bestimmungen gelten

  • wie Sie ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen

  • warum Ihr Kassenbuch in das Kassensystem integriert sein sollte

  • wie Sie bei der Organisation Zeit sparen und Übertragungsfehler reduzieren

Sie sind in der Gastronomie oder im Handel tätig? Sie gründen gerade ein solches Unternehmen? Dann lesen Sie in diesem Blog-Artikel, wofür Sie ein Kassenbuch brauchen und was es können muss.


Warum ein Kassenbuch?

Im Kassenbuch müssen Sie per Gesetz täglich alle Ein- und Entnahmen Ihres Bargeldes festhalten. So kann das Finanzamt bei einer Prüfung jederzeit überblicken, ob Soll- und Istbestand aus dem Kassenbuch mit dem tatsächlichen Bestand in der Kasse übereinstimmen.

Für alle Buchungen müssen Sie Belege vorweisen, was bei der manuellen Führung des Kassenbuchs oft zu einer erhöhten Fehlerquote führt.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Unternehmen, die den überwiegenden Teil ihrer Geschäfte mit Bargeld abwickeln, zum Beispiel Gastronomiebetriebe, Metzger, Bäcker, Tankstellen, Friseure und Händler, sind zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet.

Wer nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt wie Freiberufler oder kleine gewerbliche Unternehmen, ist von dieser Pflicht befreit. Aber auch dann lohnt sich ein Kassenbuch, gerade wenn viele Bargeldzahlungen anfallen.

Wie sieht der Eintrag ins Kassenbuch aus?

Grundsätzlich gehört jede Transaktion ins Kassenbuch, in chronologischer Reihenfolge und ergänzt durch die folgenden Informationen:

  • Datum

  • Betrag

  • Zweck

  • Umsatzsteuersatz

  • Umsatzsteuer / Vorsteuer des Betrags

  • Belegnummer

  • Art der Bargeldbewegung (Einnahme/Ausgabe)

  • jeweils aktueller Kassenbestand

Damit die Buchführung auch langfristig nachvollziehbar bleibt, müssen Kassenbücher inklusive Belege, Quittungen und Kassensummen-Endbons zehn Jahre aufbewahrt werden.

Gastronomen sollten auch Preislisten und Speisekarten aufheben.

Was passiert, wenn die Buchführung nicht stimmt?

Bei einer fehlerhaften Buchführung drohen Geldbußen und Sanktionen. Es kommt schnell der Verdacht der Steuerhinterziehung auf.

Schließlich ist das Kassenbuch vor allem dazu da, Unterschlagungen von Bargeldeinnahmen zu verhindern. Seien Sie also auf jede spontane Betriebsprüfung gut vorbereitet und führen Sie Ihr Kassenbuch ordnungsgemäß und übersichtlich.

Die Einträge sollten nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden. Korrigieren Sie Fehler nachvollziehbar. Ein Kassensturz muss jederzeit möglich sein.

Tipp: Halten Sie alle Unterlagen, auch Bedienungsanleitungen, Programmier- und Einrichtungsprotokolle Ihres Kassensystems griffbereit.

Was für Arten von Kassenbüchern gibt es?

Sie arbeiten mit einem digitalen Kassensystem oder einer digitalen Registrierkasse?

Dann brauchen Sie nach den GoBD-Richtlinien – den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Schnellzugriff“ – auch ein digitales Kassenbuch.

Nur wenn Sie noch keine elektronische oder digitale Registrierkasse benutzen, dürfen Sie Ihr Kassenbuch handschriftlich führen bzw. Excel-Vorlagen ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und jeweils unterschreiben.

Excel-Tabellen auf dem PC auszufüllen ist also nicht erlaubt, weil dann die einzelnen Einträge veränderbar sind und Überarbeitungen nicht nachvollzogen werden können. Sprechen Sie in jedem Fall vorab mit Ihrem Finanzamt, ob es die mit Excel erstellten Vorlagen auch wirklich akzeptiert.

Wesentlich effizienter ist die elektronische Kassenbuchführung mit Online-Tools.

Dazu zählen Kassenbuch- und Buchhaltungs-Softwares sowie digitale Kassenbücher. Vor allem Gründer und Gründerinnen stehen hier vor einer wichtigen Entscheidung.

Welche Vorteile haben digitale Kassenbücher?

Mit einem digitalen Kassenbuch sind Sie für die Zukunft gerüstet und erfüllen die GoBD-Richtlinien.

Nur so können Sie sicher sein, dass keine Buchung vergessen wird und alle Beträge genauestens erfasst werden. Sie haben jeden Vorgang und jedes Detail unter Kontrolle. Das Finanzamt kann kommen.

Welche Vorteile hat das digitale Kassenbuch von SumUp?

Das digitale Kassenbuch von SumUp ist Teil der SumUp Kassensoftware und kann ganz einfach zum Kassensystem dazugebucht werden.

Sie werden sehen: Die Anwendung wird so intuitiv und leicht verständlich.

  • Auch wenn jede Aufzeichnung nach GoBD unveränderbar ist, sind Korrekturen möglich.

  • Einzahlungen und -entnahmen von Bargeld werden automatisch erfasst.

  • Ihre Bons fotografieren Sie einfach ab und ordnen Sie der jeweiligen Buchung zu.

  • Gesamtbeträge werden automatisch berechnet.

  • Die Cloud bietet Ihnen jederzeit eine Zusammenfassung.

  • Zusätzlich gibt es Tagesübersichten und Statistiken.

Bringen Sie Ihr Geschäft auf den neuesten Stand

Bereiten Sie sich vor.

Mit den neuen gesetzlichen Bestimmungen sind die Weichen gestellt. Jetzt ist ein guter Moment, um die Kassenbuchführung in Gastronomie-, Handels- und anderen Betrieben auf digital umzustellen.

Gerade neu gegründete Unternehmen sollten ihre Zusammenarbeit mit den Behörden auf einem soliden und vertrauensvollen Fundament starten.

Und wenn Sie noch nicht mit einem digitalen Kassensystem arbeiten: auch dafür ist die Zeit gekommen. Stellen Sie um auf einfache Bedienung, schnelle Abläufe und einen umfassenden Überblick. Es rechnet sich.

Übrigens: Wer sich für das SumUp Kassensystem entscheidet, spart sich die Suche nach zusätzlicher Software: Das digitale Kassenbuch kann zur Kassenlizenz dazugebucht werden.


Sie wollen alles noch genauer wissen?

Fragen Sie im untenstehenden Formular einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unserem Team an und erhalten Sie jederzeit eine individuelle Beratung zum digitalen Kassensystem und dazu, wie Sie das digitale Kassenbuch optimal für sich nutzen.

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Christine Hauser

Die passende Kasse für Ihr Geschäft

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