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So finden Sie die richtige Registrierkasse für Ihr Kleingewerbe

Für den erfolgreichen Weg in die Selbstständigkeit ist ohne Zweifel viel zu tun. Der Kauf einer Registrierkasse gerät dabei leicht in den Hintergrund oder wird schnell nebenbei erledigt. Doch es ist wichtig, dass Sie sich auch diesen Schritt gut überlegen. 

Als Kleinunternehmer können Sie eine Kasse nämlich nicht nur für Bezahlvorgänge, sondern auch für die Organisation Ihrer Betriebsabläufe nutzen. In welchen Fällen sich das lohnt und worauf Sie beim Kauf einer Registrierkasse achten sollten, erfahren Sie im SumUp-Ratgeber.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen:

  • Welche Kassen es für Kleinbetriebe gibt

  • Welche Vor- und Nachteile verschiedene Kassentypen haben

  • Welche Kriterien beim Kauf einer Kasse für Kleinunternehmen wichtig sind

Braucht jedes Kleingewerbe eine Registrierkasse?

Zunächst zum rechtlichen Hintergrund: In Deutschland sind Gewerbetreibende völlig frei in der Wahl Ihrer Kasse. Sie müssen nicht zwangsläufig eine Registrierkasse verwenden, auch eine offene Ladenkasse ist erlaubt. Unabhängig davon sind aber in jedem Fall die Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung einzuhalten.

Als Kleingewerbetreibende gelten alle Kleinunternehmer, die ein Gewerbe betreiben. Selbst wenn sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, besteht die sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht für alle Barverkäufe (§ 22 Umsatzsteuergesetz). Das bedeutet, dass Sie alle Bareinnahmen einzeln dokumentieren und die entsprechenden Belege für den Fall einer Steuerprüfung 10 Jahre lang aufbewahren müssen.

Eine offene Kasse kann praktisch alles sein – von der Schreibtischschublade bis hin zur abschließbaren Geldkassette. Eine automatische Aufzeichnung oder Quittierung der Zahlungseingänge erfolgt nicht. Aus diesem Grund lohnen sich offene Kassen nur für Kleinbetriebe, die größtenteils auf Rechnung arbeiten und dadurch eher überschaubare Bargeldeinnahmen haben. Für alle anderen ist es mit großem Aufwand verbunden, alle Zahlungen gesetzeskonform zu dokumentieren. 

Daraus ergibt sich der große Vorteil einer Registrierkasse für Kleingewerbe, die größtenteils Bargeld einnehmen. Die Kasse übernimmt die Aufzeichnung der einzelnen Posten ganz automatisch, wodurch sich sowohl der Zeitaufwand als auch die Fehlerquote bei der täglichen Abrechnung reduziert.

Verschiedene elektronische Kassen für Kleinbetriebe

Wenn Sie als Kleinunternehmer eine Registrierkasse anschaffen wollen, werden Sie schnell feststellen, dass es zahlreiche Varianten gibt, die sich sowohl im Leistungsumfang als auch im Preis stark unterscheiden. Von der simplen Registrierkasse bis zum Hightech-System ist alles möglich.

Bedenken Sie beim Kauf: Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassen der Kassensicherungsverordnung(KassenSichV) entsprechen und mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. So soll Kassenmanipulation und Steuerhinterziehung von vorneherein verhindert werden.

Manuelle Registrierkassen werden steuerrechtlich inzwischen als offene Ladenkasse behandelt, da Sie die Anforderungen der KassenSichV nicht erfüllen.

Elektronische Registrierkasse

Bei einer solchen Registrierkasse werden die Preise entweder manuell eingegeben, auf Artikeltasten hinterlegt oder mit einem Barcode-Scanner erfasst. Die Kasse errechnet die Gesamtsumme und erstellt einen Beleg, auf dem Einzelbeträge, Summe, Mehrwertsteuer und Wechselgeld erfasst sind. Am Ende des Tages wird beim Kassenabschluss ein Gesamtbeleg mit allen Tagesumsätzen erstellt. Das System ist in der Regel geschlossen, sodass es teils schwierig wird, Kartenleser oder andere Zusatzgeräte nachträglich mit der Kasse zu verbinden. Dennoch ist eine solche Registrierkasse für Kleingewerbe mit begrenztem Startbudget gut geeignet.


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PC-Kasse

Wenn Sie eine Kassensoftware auf Ihrem PC installieren, können Sie dort die gesamte Artikelliste Ihres Geschäfts mit Preisen und Mehrwertsteuersatz direkt hinterlegen. So ersparen Sie sich die manuelle Eingabe und können Preisänderungen direkt im System vornehmen. Auch die Erweiterung der Hardware stellt kein Problem dar, solange sie mit dem Betriebssystem und der Software kompatibel ist. Ein Nachteil ist der relativ sperrige Aufbau mit Monitor, Tastatur, Maus, Bargeldschublade etc. sowie das etwas umständliche Drucken der Belege.

Kassensystem oder POS-Kasse

Mit einem POS-Kassensystem sind Sie bei der modernsten Variante angekommen. Hier erstellen Sie sich aus verschiedenen Hardware-Komponenten ein Kassensystem, das direkt auf Ihr Kleingewerbe zugeschnitten ist. Die Steuerung erfolgt hauptsächlich in einer Cloud und über eine App. So können Sie jederzeit vom PC, Smartphone oder Tablet aus auf Ihr Kassensystem zugreifen. 

Da alle Daten in der Cloud gespeichert werden, erfolgt die Synchronisation verschiedener Geräte automatisch. Auch das Anlegen von mehreren Filialen, verschiedenen Benutzerprofilen oder separaten Tischen in der Gastronomie ist kein Problem. Darüber hinaus können Sie alle relevanten Finanzdaten Ihres Kleingewerbes direkt vom Kassensystem in die gängigen Steuer- und Buchhaltungsprogramme exportieren. 


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Gibt es „die eine“ Kasse für Kleinunternehmen?

Kurz gesagt: Nein! Es hängt zu stark von derArt und Größe Ihres Unternehmens ab, welche Kassenlösung perfekt für Sie ist. Der Betrieb eines kleinen Restaurants mit mehreren Tischen und Straßenverkauf stellt völlig andere Anforderungen an die Kasse als das tägliche Geschäft in einem Kiosk. 

Außerdem stellt eine elektronische Kasse für Kleinunternehmer in der Gründungsphase mitunter eine beachtliche Investition dar. Um Ihr Budget nicht unnötig zu belasten, sollten Sie sich deshalb vorher genau überlegen, welche Funktionen Sie brauchen und welches Kassensystem Ihre Ansprüche am besten erfüllt. 

Dabei helfen Ihnen die folgenden Fragen:

  • Nehmen Sie in Ihrem Geschäft größtenteils Barzahlungen entgegen?

  • Brauchen Sie eine Kasse, die alle Zahlungsmethoden akzeptiert?

  • Nimmt das Führen Ihres Kassenbuchs so viel Zeit in Anspruch, dass Sie die Zahlen lieber digital übertragen wollen?

  • Wollen Sie von Anfang an Bargeld- und Kartenzahlungen in einem System erfassen?

  • Haben Sie mehrere Geschäftsbereiche oder Filialen, die Sie getrennt erfassen wollen?

  • Wollen Sie nachvollziehen, welche Mitarbeiter welche Zahlungen entgegengenommen haben?

  • Brauchen Sie eine Schnittstelle zu Buchhaltungs- und Steuersoftware?

  • Würden Ihnen tagesaktuelle Inventurlisten helfen, den Überblick über einen sehr großen Warenbestand zu behalten?

Je mehr dieser Fragen Sie mit Ja beantworten, umso größer sind die Ansprüche an den Funktionsumfang Ihrer Registrierkasse. Auch für Kleingewerbe lohnt es sich, in diesem Fall in ein vollumfängliches Kassensystem zu investieren. Es hilft Ihnen dabei, die Kassenprozesse so optimal wie möglich zu gestalten. Dadurch bleibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit, sich um die Weiterentwicklung des Geschäfts zu kümmern, was sich auf lange Sicht auszahlen wird. 

SumUp Team