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Wie Sie als Kleinunternehmer Ihr Kassenbuch richtig führen

Um Bareinnahmen zuverlässig zu dokumentieren, müssen die meisten Unternehmen ein Kassenbuch führen. Lediglich Kleinunternehmer und einige Berufsgruppen sind von der Pflicht ausgenommen. Doch auch für sie lohnt sich ein Kassenbuch, um den Überblick über die Bargeschäfte zu behalten. Mit dem SumUp-Ratgeber finden Sie heraus, ob und wie Sie ein Kassenbuch führen sollten und welche Tricks und Hilfsmittel die Buchführung erleichtern.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen:

  • Wer ein Kassenbuch führen muss

  • Welcher Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht besteht

  • Welche Möglichkeiten es gibt, ein Kassenbuch zu führen; z.B. handschriftlich oder digital

  • Wie ein Kassenbuch geführt werden muss

  • Welche Vor- und Nachteile digitale Kassenbücher haben


Was ist ein Kassenbuch und wer muss es führen?

Vereinfacht gesagt ist das Kassenbuch die schriftliche Dokumentation aller Bargeldeingänge und -entnahmen eines Unternehmens (inklusive der entsprechenden Belege). In ihm werden die Zahlungsvorgänge aufgezeichnet und am Ende des Tages zusammengerechnet. Die ermittelte Summe muss mit dem aktuellen Bargeldbestand der Ladenkasse übereinstimmen.

Da sich mit dem Kassenbuch der Bargeldbestand des Unternehmens tagesaktuell nachvollziehen lässt, ist es eines der wichtigsten Nebenbücher der kaufmännischen Buchführung. Daraus lässt sich auch schon ableiten, wer ein Kassenbuch führen muss

  • Kaufleute

  • Unternehmen, die gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet sind

  • Betriebe, die im Handelsregister eingetragen sind (auch bei freiwilliger Eintragung)

  • kaufmännisch geführte Gewerbe

Es gibt aber auch Selbstständige, die von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit sind:

  • Freiberufler

  • Kleingewerbe und Kleinunternehmen

  • Einzelkaufleute mit weniger als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr

  • Gewerbetreibende mit weniger als 600.000 Euro Umsatz pro Jahr

Gehören Sie in diese zweite Gruppe, müssen Sie dem Finanzamt Ihre Gewinne lediglich mit einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nachweisen. Doch das heißt nicht, dass Sie auf keinen Fall ein Kassenbuch führen sollten. Kleingewerbe und Selbstständige, die hauptsächlich Bareinnahmen machen, profitieren durchaus davon – ein Grund, weshalb das Kassenbuch in der Gastronomie fast immer anzutreffen ist. Es bietet jederzeit einen zuverlässigen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Geschäfts.

Verzichten Sie auf ein Kassenbuch oder führen Sie eine offene Ladenkasse, müssen Sie den Bargeldbestand Ihrer Kasse dennoch täglich in einem Kassenbericht dokumentieren. Im Unterschied zum Kassenbuch enthält der Kassenbericht allerdings nur die Tageslosung, die nach Geschäftsschluss ausgezählt und in einem Zählprotokoll festgehalten wird. Im Regelfall unterliegen Sie außerdem der Einzelaufzeichnungspflicht und müssen alle Zahlungsvorgänge des Tages zusätzlich festhalten.

Mit welchen Methoden lässt sich ein Kassenbuch führen?

Ein Kassenbuch zu führen ist sowohl handschriftlich als auch digital möglich. Dafür können Sie eine Kassenbuch-Software nutzen oder ein vorgedrucktes Kassenbuch kaufen, das bereits die erforderliche Tabellenform enthält. Welche Lösung Sie wählen, können Sie frei für sich entscheiden. Wichtig ist nur, dass die gesetzlichen Anforderungen an das Kassenbuch erfüllt sind, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Dazu gehört zum Beispiel, dass die Aufzeichnungen unveränderlich sind.

  • Bei der handschriftlichen Kassenbuchführung dürfen Sie deshalb keine nachträglichen Änderungen vornehmen. Fehler müssen deutlich durchgestrichen und mit Datum und Initialen bestätigt werden. 

  • Wenn Sie Ihr Kassenbuch am PC führen wollen, kommen Programme wie Excel oder Word nicht infrage, weil sich die Dateien leicht manipulieren lassen. 

Es gibt zwar verschiedene Online-Tools, mit denen Sie als Kleinunternehmer Ihr Kassenbuch führen können, jedoch erfüllen nicht alle die höchsten Ansprüche an Datensicherheit. Oft lohnt sich die Investition in eine professionelle Kassenbuch-Software. Damit sind Sie nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern profitieren meist auch von zahlreichen Zusatzfunktionen, die Ihnen die ordentliche Buchführung weiter erleichtern.

Wichtig: Auch wenn Sie sich freiwillig entscheiden, ein Kassenbuch zu führen, gilt das Gesetz. Die Rechtsvorschriften der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen vorschriftsgemäß umgesetzt werden, sonst drohen Strafen vom Finanz- und Gewerbeamt.

Kassenbuch richtig führen: Anleitung und Vorlage

Wenn Sie sich selbstständig machen, stehen so viele Punkte auf der To-Do-Liste, dass Buchführung und Finanzverwaltung womöglich zu kurz kommen. Beides ist jedoch entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihres Geschäfts. Nehmen Sie sich noch vor der Eröffnung die nötige Zeit, um herauszufinden, welche Pflichten Sie gegenüber dem Finanzamt haben und wie Sie diese ordnungsgemäß erfüllen.


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Wollen Sie als Kleingewerbe ein Kassenbuch führen, müssen Sie sich an folgende Grundsätze halten: Zeichnen Sie alle Bargeldeinnahmen und -ausgaben auf und ergänzen die entsprechenden Belege. Bargeldlose Zahlungen werden nicht berücksichtigt. Das Kassenbuch wird streng chronologisch und tagesaktuell erstellt. Die tägliche Eintragung nach Verkaufsschluss enthält folgende Elemente:

  • Datum

  • Kassenbestand vom Vortag

  • Auflistung aller Bareinnahmen und -ausgaben mit 

    • Belegnummer

    • Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung

    • Betrag und Währung

    • Steuersatz

    • Steuerbetrag

    • aktualisiertem Kassenbestand

  • Soll-Bestand (nach Buchungssumme)

  • Ist-Bestand (nach Zählprotokoll)

  • Differenz (muss Null betragen, sonst hat sich ein Fehler eingeschlichen)

Wichtig: Für alle Kassenbücher und Zahlungsbelege gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Am besten sehen Sie an diesem Beispiel, wie ein Kassenbuch zu führen ist. Die Vorlage können Sie für handschriftliche Aufzeichnungen nutzen.

Handschriftliches Kassenbuch vs. Kassenbuch-Software

Am Anfang scheint es verlockend, das Kassenbuch handschriftlich zu führen. Sie brauchen kein elektronisches Gerät und können die Eintragungen tagsüber schnell vornehmen, wenn es etwas ruhiger im Geschäft ist. Außerdem müssen Sie sich nicht mühsam in eine neue Software einarbeiten oder für eine größere Summe ein digitales Kassenbuch kaufen. All diese Punkte mögen ihre Berechtigung haben, doch je erfolgreicher Ihr Geschäft wird, umso wichtiger wird es, effizient zu arbeiten.

Spätestens, wenn sich Ihre Kundschaft die Klinke in die Hand gibt, die Aufzeichnung der Verkäufe immer aufwendiger wird und sich die Belege unübersichtlich stapeln, schlägt die große Stunde des digitalen Kassenbuchs. Damit können Sie 

  • Ihre Belege digital hinterlegen

  • Steuerbeträge und Kassenbestände automatisch berechnen lassen

  • gesetzeskonforme Berichte für das Finanzamt exportieren

Sie werden merken, dass die Fehlerquote deutlich sinkt und Sie der nächsten Finanzprüfung plötzlich ganz entspannt entgegenblicken. 


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