4 einfache Tipps für eine geordnete und strukturierte Buchhaltung

Den Überblick über die Finanzen zu behalten, ist eine Kunst, die nicht jeder beherrscht. Im geschäftlichen Bereich ist es aber essentiell für den langfristigen Erfolg. 

Nadine Hirte, Gründerin von Entspannte Ordnung!, hat mehr als zehn Jahre lang Buchhaltungs- und Controlling-Prozesse in deutschen wie auch internationalen Unternehmen optimiert. Sie ist zudem die Erfinderin des Master-Ordner-Systems, einer Technik, die es jedem ermöglicht, in seinem individuellen Tempo den notwendigen Papierkram zu organisieren.

Im SumUp-Interview gibt die erfahrene Ordnungsexpertin Tipps und erklärt, mit welchen einfachen Tricks es gelingt, langfristig Ordnung in die Finanzen und die Buchhaltung zu bekommen. 

Welche Tipps haben Sie für Geschäftsinhaber, die sich mit der Buchhaltung schwer tun und es nicht schaffen, Ordnung ins Chaos zu bringen?

Die wichtigsten Bausteine sind eine klare Ablagestruktur und fest eingeplante Zeiten, in denen sich nur um die Buchhaltung gekümmert wird. Um Ordnung zu halten, ist vor allem Routine notwendig.

Ich empfehle immer im Terminkalender einen Banktag pro Woche und jeden Monat einen Monatsabschluss fest einzuplanen. Das bringt Struktur in die Buchhaltung. Wer keine monatliche Buchhaltung hat, ist im Blindflug unterwegs, hat keinen Überblick über den aktuellen Stand der Finanzen und kann nicht vorsorgen, um etwaige Nachzahlungen an das Finanzamt oder die Krankenkasse einzuplanen.

Wie viel Zeit sollten Unternehmer für einen Monatsabschluss einplanen?

Ein gut vorbereiteter Monatsabschluss kostet nicht viel Zeit. Die perfekte Grundlage: Alle Einnahmen und Ausgaben sollten mit Belegen nachweisbar sein. Noch schneller geht es, wenn von Anfang an die Belege nach Umsatz und Art der Ausgabe vorsortiert abgelegt werden. Dann ist das im Nu erledigt, ohne viel Zeitaufwand. 

Aber nur mit Routine behalten viele Geschäftsinhaber den Überblick über Papiere und digitale Dokument. Haben Sie da einen Tipp?

Wir alle stehen aktuell vor der Herausforderung, digitale Dokumente und Papierdokumente zusammenbringen zu müssen. Um das Chaos der unsortierten Stapel in den Griff zu bekommen, gibt es einen ganz einfachen und kostengünstigen Trick: Ein fester Ort für die Unterlagen. Ablagekörbe, Ordnungs- oder Fächermappen sind dafür die ideale Lösung. Es gibt sie in verschiedenen Preiskategorien und auch Farben.

Zudem empfehle ich, dass alle Papierdokumente immer auch digital verfügbar sein sollten. Das bedeutet, Papierdokumente werden gescannt und dann sortiert abgelegt. Zu einer Entsorgung der Papieroriginale rate ich allerdings nicht. Stattdessen sollten diese weiterhin aufbewahrt werden. Zudem sollte, wenn möglich, auf digitale Rechnungen umgestellt bzw. bei Geschäftspartnern geklärt werden, ob diese Umstellung möglich ist. Grundsätzlich gilt aber, Papier- und digitale Ablage sollten stets derselben Struktur folgen, sonst wird es wieder schnell unübersichtlich. 

Vielen Klein- und Kleinstunternehmern fehlt aber häufig schlichtweg die Zeit dafür. Wie und wo kann Zeit eingespart werden?

Ohne digitale Hilfsmittel geht es nicht. Dabei gilt: Möglichst nur ein Tool nutzen, das dem individuellen Bedarf an Funktionalitäten gerecht wird. Im Bereich Buchhaltung sind auf dem Markt ganz verschiedene, moderne Buchhaltungssysteme wie z.B. Lexoffice, Sevdesk etc. verfügbar.

Wer kein Kassenbuch führen oder aber hygienisch sichere Zahlungsarten anbieten möchte, sollte, sofern noch nicht geschehen, auf bargeldlosen Zahlungsverkehr umstellen und darüber eventuell sogar zusätzliche integrierte Accounting- und Zahlungsangebote nutzen.

Ich setze für mobile Zahlungsabwicklungen beispielsweise bewusst SumUp ein. Digitale Tools kosten zwar initial etwas, aber im Vergleich zu der Zeitersparnis sind die Ausgaben gering und rentieren sich schon nach kurzer Zeit. So können pro Monat damit mehrere Arbeitstage eingespart werden. Wenn das Chaos zu groß ist oder eine grundlegende Struktur allein nicht aufgebaut werden kann, sollte professionelle Unterstützung hinzugezogen werden. Dann wird ein geordnetes System aufgebaut, das letztlich nur fortgeführt werden muss.

Welche typischen Fehler machen Geschäftsinhaber?

Ein ganz typischer Fehler ist, dass geschäftliche und private Zahlungen nicht getrennt werden. Gerade bei Klein- und Kleinstunternehmern werden geschäftliche Zahlungen auch ab und zu über das Privatkonto abgewickelt. Aber für die Buchführung ist es sinnvoller, private und geschäftliche Ausgaben voneinander zu trennen. Damit ist kein großer Aufwand verbunden und am Ende zahlt es sich für die Abrechnungen aus. Dazu gehören auch getrennt geführte Konten nach Kreditkarte oder digitalen Zahlungsanbietern. 

Gerade am Anfang machen viele Kleinunternehmer Fehler, die eigentlich ganz einfach vermieden werden können. Haben Sie für Gründer einen speziellen Tipp?

Ich rate gerade Kleinunternehmern am Anfang immer, eine Gründungsberatung hinzuziehen. So gewinnt man eine sehr gute Vorstellung davon, woran alles gedacht werden muss. Ebenso ist es empfehlenswert, sich Unterstützung bei der Buchhaltung zu holen und für den Jahresabschluss einen Steuerberater hinzuzuziehen, allerdings sollte dabei das Ruder nicht völlig aus der Hand gegeben werden, sonst verliert man schnell den Überblick über die Zahlen.

Grundsätzlich empfehle ich immer: Klare Strukturen schaffen, feste Zeiten für bestimmte Tätigkeiten einplanen und keine Scheu haben, Unterstützung zu holen.

Vielen Dank für die zahlreichen Tipps und das Gespräch!

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Marcel Debong