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Wie schreibt man eine Rechnung?

Sie schreiben gerade eine Rechnung und wissen nicht, worauf Sie achten müssen? Da sind Sie nicht allein, denn so geht es vielen Unternehmern. In diesem Artikel beantworten wir die Frage: Wie schreibt man eine Rechnung? Hier ein kleiner Wegweiser in fünf Schritten:

Arbeiten Sie mit einem Rechnungsprogramm

Sie schreiben Ihre Rechnungen mit Word oder Excel? Das sollten sie ändern! Auf den ersten Blick sind Word oder Excel die einfachste Lösung – schließlich finden sich online zahlreiche Vorlagen zum Schreiben von Rechnungen. Ein Textverarbeitungs- bzw. Tabellenkalkulationsprogramm eignet sich allerdings nicht für die professionelle Rechnungsstellung. Es zählt am Ende nicht nur ein ansprechendes Layout, sondern vor allem auch die Technologie dahinter.

Mit einem Rechnungsprogramm automatisieren Sie Ihre Abläufe, vermeiden Fehlerquellen und sparen Zeit. Fehler, wie zum Beispiel die doppelte Vergabe von Rechnungsnummern oder ein Zahlendreher bei Artikel- oder Steuernummer, gehören der Vergangenheit an. 

Listen Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen klar auf

Das Herz Ihrer Rechnung: eine Auflistung der Produkte und Dienstleistungen. Und diese sollte keine Fragen offen lassen.

Listen Sie daher alle Produkte und Dienstleistungen möglichst detailliert auf. Verwenden Sie außerdem  einfach verständliche, aber gut beschreibende Bezeichnungen, damit Ihr Kunde jede einzelne Position gut nachvollziehen kann.

Auch hier erleichtert Ihnen ein Rechnungsprogramm die Arbeit. In einem professionellen Programm können Sie Ihren Produktkatalog mit einer passenden Beschreibung, gegebenenfalls einer Artikelnummer und dem aktuellen Preis hinterlegen. Beim Schreiben einer Rechnung können Sie dann die entsprechenden Produkte per Dropdown-Menü aus der Liste auswählen.

Versenden Sie Ihre Rechnung per E-Mail

Machen Sie es sich und auch Ihren Kunden einfach und verschicken Sie Ihre Rechnung per E-Mail. Dank einiger rechtlichen Lockerungen dürfen Rechnungen mittlerweile als Anhang in einer E-Mail versendet werden. An dieser Stelle ist lediglich eine Regel zu beachten: Verschicken Sie die Rechnung in einem Format – beispielsweise als PDF – in dem keine Änderungen mehr vorgenommen werden können.

Sie können allerdings noch einen Schritt weiter gehen: Geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, die Rechnung über einen Button am Ende der E-Mail zu begleichen. Viele Kunden bevorzugen einfache Online-Zahlungsmöglichkeiten anstatt eine umständliche Überweisung durchzuführen. 

Der Vorteil für Ihr Unternehmen liegt auf der Hand: Ihre Kunden begleichen die Rechnung spürbar schneller. Im Durchschnitt bezahlen Kunden 14 Tage früher, wenn sie ihre Rechnungen online bezahlen können. 

Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen

Haben Sie eine Rechnung geschrieben und versendet, müssen Sie diese auch verwalten. Darüber hinaus haben Sie vor dem Gesetz die Pflicht, eine Rechnung zehn Jahre aufzubewahren. Daher sollten Sie Ihre Rechnungen mithilfe eines Rechnungsprogramms digitalisieren.

So verlieren Sie nie den Überblick. In der Rechnungsübersicht sehen Sie dann den Status jeder einzelnen Rechnung und Zahlung. So müssen Sie Ihre Rechnungen und Zahlungen nicht mehr manuell erfassen. Ist eine Rechnung beglichen, wird sie automatisch als bezahlt markiert. Und überfällige Rechnungen? Senden Sie direkt per Mausklick eine Zahlungserinnerung an ihren Kunden.

Personalisieren Sie Ihre Rechnung

Eine Rechnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung. Sie ist gleichzeitig ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Eine Rechnung ist auch Teil der Kommunikation mit Ihrem Kunden. Nutzen Sie daher die Chance, auch mit einer Rechnung einen Wiedererkennungswert zu schaffen und so die Kundenbindung zu erhöhen.

Ihre Rechnung sollte nicht nur professionell und ordnungsgemäß geschrieben sein – auch das Rechnungslayout ist wichtig. Daher sollten Sie, bevor Sie die erste Rechnung schreiben, eine Vorlage erstellen. Ihr Rechnungsprogramm nutzt diese Vorlage künftig für all Ihre Rechnungen.

Verwenden Sie unbedingt Ihr Firmenlogo, um den gewünschten Wiedererkennungswert zu erzeugen. Denken Sie außerdem über persönliche Grüße nach – ein Einzeiler ist hier vollkommen ausreichend. So fühlt sich Ihr Kunde nicht als einer von vielen, sondern besonders geschätzt. Das erhöht die Kundenbindung. 

Jetzt wissen Sie, wie sie eine Rechnung richtig schreiben und wie Sie sich unnötigen manuellen Aufwand ersparen und im Idealfall sogar schneller bezahlt werden. Welche Pflichtangaben eine ordnungsgemäße Rechnung vor dem Gesetz enthalten muss, erfahren Sie in unserem nächsten Artikel.

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Marcel Debong